Zahlenformate 1: Unterscheidung der Null

Bei langen Zahlenreihen beispielsweise mit Meßwerten läßt sich optisch ein Nullwert eher schlecht von den übrigen Werten unterscheiden. Zwar können Sie statt einer Null auch einen Strich eingeben, aber dies kann (beim Mittelwert, etc.) zu Berechnungsfehlern führen. Wählen Sie für diese Zellen folgendes Zahlenformat: 0;0;"nix!"

Anstatt der einfachen Null ist auch jedes andere Zahlenformat wie #.##0,00 etc. möglich. Ebenso können Sie den Text innerhalb der Anführungszeichen variieren, beispielsweise in "-" oder wegen dessen schlechter Erkennbarkeit eher in "--".

Excel unterscheidet dabei automatisch, ob die Zelle die Zahl "0" oder keinen Inhalt enthält und benutzt das Zahlenformat wirklich nur für die Zahl. So können Sie weiterhin unterscheiden, ob der Meßwert "0" oder gar kein Meßergebnis vorliegt.

Zahlenformate 2: Eingabefehler finden

Bei Tabellen, die formatierte Zahlen enthalten, kann es passieren, daß jemand statt der Zahl "1234" (z.B. wegen eines Zahlenformats mit angehängter Einheit "kg") den Text "1.234 kg" eingibt. Da die Ausrichtung bei Texten normalerweise links-, bei Zahlen aber rechtsbündig ist, ist dies vielleicht noch zu erkennen.

Spätestens nach manueller Korrektur der vermeintlich falschen Ausrichtung ist dieser Fehler jedoch nicht mehr zu finden. Das ist deswegen gefährlich, weil Excel bei einer Summe solche Texte einfach mit dem Wert "0" mitberechnet. Es fehlen also im obigen Beispiel 1234 kg an der wirklichen Summe.

Um diesen Fehler sichtbar zu machen, markieren Sie alle betroffenen Zellen und ändern das Zahlenformat etwa wie folgt:

0;0;0;"Fehler!"

Anstatt der einfachen Null ist auch jedes andere Zahlenformat wie "#.##0,00" etc. möglich. Wichtig ist dabei, daß der Text nach dem dritten Semikolon nur auf Zellen angewandt wird, die einen textlichen Inhalt haben. Dabei wird der Inhalt selber gar nicht dargestellt. Dazu wäre der sogenannte Klammeraffe nötig wie im folgenden Beispiel:

0;0;0;"TEXT?: "@

Das ist jedoch wegen der Spaltenbreite in den meisten Zellen ohnehin nicht vollständig zu lesen.

Zahlenformate 3: Ja/Nein verschiedenfarbig

Mit einem kleinen Trick ist es möglich, verschiedene Entscheidungen farblich zu unterscheiden. Dieser basiert darauf, daß es die Zahlenformate erlauben, die übliche Reihenfolge +;-;0;Text durch eigene Bedingungen zu ersetzen.

Außerdem kann für jeden Bereich eine eigene Farbe wie in 0;[Blau]0;[Rot]0;[Hellgrün]@ angegeben werden. In diesem Beispiel wären positive Zahlen normal schwarz, negative blau, Null-Werte rot und Texte grün (die Farbbezeichnung "Grün" gibt es nicht).

Die Angabe der Bedingung erfolgt ebenfalls in eckigen Klammern wie in [>100]0;[<1]0,000;0,0. Mit dem vorgenannten Zahlenformat werden Zahlen über 100 ohne, kleiner als 1 mit drei und zwischen 1 und 100 mit einer Nachkommastelle dargestellt.

Da die Bedingungen keinen Textvergleich erlauben, müssen die darzustellenden Ergebnisse Teil des Zahlenformats sein. Beispielsweise kann eine "ja/nein"- Entscheidung in als Zahlen "1" oder "0" angegeben werden. Dann lautet das passende Zahlenformat:

[=1]"ja";[=0]"nein";"weiß nicht"

oder mit den gewünschten Farben:

[=1][Hellgrün]"ja";[=0][Rot]"nein";[Gelb]"weiß nicht"

Dabei sind maximal drei Fallunterscheidungen möglich und nur die ersten beiden Bedingungen sollten tatsächlich angegeben werden. Die dritte ergibt sich einfach als verbleibender Zahlenbereich.

In mehrere Zellen gleichzeitig eintragen

Manchmal ist es praktisch, einen Wert oder vor allem eine Formel in mehrere Zellen gleichzeitig einzutragen. Selbst wenn Sie diese jedoch vorher markieren, erfolgt die Eingabe immer nur in die aktive (weiße) Zelle innerhalb der (schwarzen) Markierung.

Wenn Sie jedoch die Eingabe nicht mit der <Return>-(<Eingabe>-)Taste alleine bestätigen, sondern stattdessen mit <Strg> + <Return>, werden die Formeln in alle markierten Zellen gleichzeitig übernommen. Relative Bezüge in Formeln werden dabei automatisch korrigiert.

AutoAusfüllen funktioniert nicht immer?

Haben Sie in einer Zelle beispielsweise das Wort "März" eingegeben und ziehen an dem kleinen Markierungsrechteck in der rechten unteren Ecke der Zelle, so ruft Excel eine Funktion namens AutoAusfüllen auf, die anhand dieses Schlüsselwortes die folgenden Monate einträgt.

Dies funktioniert ebenso für Wochentage, Quartale (Achtung, das Leerzeichen nach dem Punkt ist wichtig: "1. Quartal"!) oder Datumsangaben. Natürlich ist Excel der Kalender bekannt, so daß auf den 27. Februar der 28. Februar und dann je nach Schaltjahr der 1. März folgt.

Scheinbar funktioniert es jedoch nicht für Jahreszahlen. Das ist jedoch Absicht, denn "1996" ist eine beliebige Zahl und könnte ja auch ein einzugebender Wert sein. Um nun die Werte trotzdem weiterzuzählen, die Excel "freiwillig" nicht mit AutoAusfüllen behandelt, halten Sie beim Ziehen die <Strg>-Taste gedrückt. Der Mauszeiger wird zusätzlich durch ein kleines Kreuz gekennzeichnet. Jetzt ist es beispielsweise auch möglich, bei "1" anfangend weiterzuzählen.

Diese Methode schaltet das Excel-AutoAusfüllen-Verhalten einfach um, so daß Sie ebenso das AutoAusfüllen verhindern können, wo es versehentlich auftritt.

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